1. EL OBJETIVO DE LA LLAMADA.
Primero, debes tener muy claro cuál es el objetivo de tu llamada para que puedas hacerte más o menos una idea de qué tipo de expresiones y vocabulario se va a usar durante la llamada, si el registro va a ser más formal o informal, etc., incluso puedes escribirte un pequeño guion con lo que quieres decir y con lo que crees que la otra persona te va a responder. De esta manera, te podrás preparar previamente para enfrentar con mayor eficacia y seguridad la conversación que está a punto de producirse.
2. ¿FORMAL O INFORMAL?
Como hemos indicado en el punto anterior, el registro es muy importante para dirigirse al interlocutor de una forma correcta, este debe ser acorde con la situación comunicativa. Para ello, debemos saber si vamos a usar tú o usted y, por lo tanto, qué tipo de saludos y despedidas serán más adecuados para la llamada telefónica que vamos a realizar.
3. TÓMATE TU TIEMPO.
No tengas prisa ni te sientas presionado por tu interlocutor, toma tu tiempo para hablar, poder pensar qué quieres decir y poder pronunciar correctamente, no olvides la importancia de una buena pronunciación para evitar malentendidos y facilitar la comunicación. Si necesitas tiempo o tu interlocutor habla demasiado deprisa, no dudes en hacérselo saber simplemente diciendo: “¿Puede(s)/ Podría(s) esperar un momento, por favor” o “¿Puede(s)/ Podría(s) hablar más despacio, por favor?”. También puedes incluso ganar tiempo al mismo tiempo que haces saber a tu interlocutor que sigues la conversación, utilizando expresiones que sirven para acompañar afirmativamente lo que va diciendo el otro como: “Hmmm”, “Sí”, “Claro”, “Ya (veo)”, “Exacto”, “Muy bien”, “Ajá”… Intenta no ponerte muy nervioso, relájate y respira, estar tranquilo es esencial para que la comunicación se produzca de forma natural. Ten confianza, sé claro y conciso, respeta tu tiempo y haz que tu interlocutor también lo respete.
4. REPITE LA INFORMACIÓN.
No tengas vergüenza de repetir tanto la información que tú quieres transmitir, como la que tu interlocutor te proporciona, hasta asegurarte de que os estáis entendiendo bien. Si necesitas que tu interlocutor repita algo para confirmar que lo has entendido bien, no tengas miedo en pedírselo (“Lo siento, no he comprendido. ¿Puede(s)/ Podría(s) repetir, por favor?”), lo importante es que la comunicación se lleve a cabo con claridad, evitando cualquier tipo de confusión. Ten en cuenta que en esta situación comunicativa solo disponemos de nuestra comprensión oral, no tenemos a la persona enfrente y, por lo tanto, no podemos apoyarnos en la comunicación no verbal (gestos de manos y cara) que tanto ayuda.
5. LA IMPORTANCIA DE SABER EL ALFABETO Y LOS NÚMEROS.
Cuando empezamos a aprender un idioma, normalmente lo primero que estudiamos es el alfabeto, aspecto que creemos que nunca vamos a tener que utilizar. Sin embargo, en situaciones comunicativas como las llamadas telefónicas, descubrimos la importancia de saber deletrear, por ejemplo si tenemos que dar o pedir datos personales (nombre, apellidos, correo electrónico, dirección…). También los números pueden jugarnos aquí una mala pasada si no los sabemos bien, por ejemplo en el caso de que tengamos que intercambiar números de teléfono. Repásalos o tenlos escritos a tu lado para que te sirvan de ayuda en caso de necesitarlos.
6. ES MÁS FÁCIL DE LO QUE PARECE.
La mayoría de las llamadas telefónicas siguen unas pautas bastantes fijas. Así pues, tanto si somos nosotros/as los que llamamos, como si nos llaman a nosotros/as, hemos de saber: responder; identificarnos e identificar a la persona que llama; preguntar por una persona; solicitar espera a nuestro interlocutor; pasar una llamada a otra persona si esta no está dirigida a nosotros/as; indicar equivocación si el interlocutor ha errado el número de teléfono; indicar no disponibilidad, si la persona por la que se pregunta está ocupada; preguntar para dejar un mensaje o tomar un mensaje. Estas expresiones fijas nos ayudarán a saber qué decir sin miedo a equivocarnos.
7. ¿QUÉ HACER SI SALTA EL CONTESTADOR AUTOMÁTICO O EL BUZÓN DE VOZ?
Ten presente que también puede ocurrir que la persona no esté, para ello es aconsejable tener preparado un pequeño mensaje listo para dejar en el contestador automático o buzón de voz. No olvides saludar, identificarte, dejar tu mensaje con el objetivo de tu llamada de forma concisa, un teléfono para localizarte, si así lo deseas, y una despedida adecuada al contexto de la llamada, formal o informal.
8. ¿CÓMO SE DICE?
Por último, no podemos olvidar vocabulario relacionado con el teléfono, puesto que siempre nos puede servir de ayuda para movernos con soltura en este tipo de situación comunicativa.
Recuerda que solo la práctica hará que pierdas el miedo y que cada vez domines mejor y con menos esfuerzo este tipo de situación comunicativa. Así que practica todo lo que puedas, verás como todo va a ir mucho mejor de lo que imaginas, solo confía en ti y déjate llevar, te darás cuenta de lo bien que puedes desenvolverte y de lo mucho que tu interlocutor apreciará tu esfuerzo, seguro que él/ella también pondrá de su parte para que la llamada se realice con éxito.
